ИП Галиаскарова Надежда Владимировна

Заказчик

ИП Галиаскарова Надежда Владимировна

Сеть ювелирных отделов «Изумруд Элит» предлагает  широкий ассортимент изделий из золота и серебра от ведущих российский производителей. Сеть объединяет 8 розничных магазинов-салонов в Рудном  и Лисаковске, центральный офис и распределительный склад.

 

Количество сотрудников: 24

Автоматизировано рабочих мест: 24, включая 8 торговых точек и центральный офис.

Срок реализации проекта: начало проекта: октябрь 2021 года — по настоящее время

Цели и задачи проекта:

— Повышение эффективности работы предприятия;

— Автоматизация розничных магазинов-салонов;

— Перейти на систему виртуальный склад и сопроводительных накладных на товары;

— Систематизировать управленческий и бухгалтерский учет.

 

Описание проекта:

ТОО «ГК Эксперт» работает с ИП Галиаскарова Надежда Владимировна начиная 2019 года. В 2021 году Заказчиком была поставлена задача автоматизировать сеть ювелирных отделов «Изумруд Элит» и перейти на систему виртуальный склад и сопроводительных накладных на товары. Нашей компанией был предложен программный продукт «1С: Управление нашей фирмой 8.3 для Казахстана», т.к. данный продукт отвечал всем поставленным требованиям заказчика. В результате переговоров с заказчиком в конце апреля 2021 года была подготовлена демонстрационная версия программы. На тестовой базе были продемонстрированы все основные функциональные возможности программы, которые необходимы Заказчику. В течение нескольких месяцев клиент работал в тестовой базе, в результате были выявлены задачи, которые необходимо будет дополнительно доработать. В октябре 2021 года, был выполнен перенос справочников и остатков из базы «Управление торговым предприятием 8.2» в «Управление нашей фирмой для Казахстана 8.3». В этот же период запустили 5 торговых точек, и после нового года дополнительно 3 торговых точки. Работа по автоматизации по состоянию на 20.06.2022 продолжается.

В ходе проекта были выполнены следующие основные работы:

1)  Подготовка пред проектной документации. Данный этап включал себя написание технического задания, который описывал все задачи проекта. Были расставлены приоритеты, ответственные и сроки.

2)  Добавление функционала к типовой конфигурации:

2.1. Перенос справочников номенклатуры с группами, контрагентов с договорами. Номенклатурный список компании насчитывает более 5 тыс. наименований. Компанией ТОО «ГК Эксперт» были написаны специальные обработки по переносу справочников из УТП 2.0 в УНФ, с учетом специфики номенклатуры. Было важно перенести корректно все характеристики, свойства и категории изделий (вес, длину ширину, артикула, наименование, штрихкода и.т.д).

2.2. Перенос остатков и цен номенклатуры. Перенос остатков осуществлялся в несколько этапов, по мере автоматизации торговых точек.

2.3. Разработан макет этикеток. Этикетка ювелирная относится к средствам обязательной маркировки товара и нужна для быстрого информирования покупателя о качестве, составе и весе изделия, производителе и конечной цене продукции. Сотрудниками нашей компании был разработан готовый макет этикетки для ювелирных изделий под принтер этикеток «Proton TP-4207».

2.4. Доработан функционал «Автозаполнение партий товаров по методу ФИФО». В новой учетной системе ведется учет по партиям. Заказчику важно анализировать остатки по дате прихода. Не менее важно было списывать остатки из более раннего прихода — автоматически. Ввиду некоторых особенностей программы УНФ, нашей компанией был доработан функционал по заполнению партий товаров по методу ФИФО в такие документы как:  приходная накладная, расходная накладная, чек ККМ, перемещение, оприходование и списание запасов.

2.5. Обработка по заполнению поступления. Поступления товаров в компании Заказчика происходят с частой периодичностью. Приходы всегда большие,  от разных поставщиков и номенклатура зачастую всегда новая. Важно было упростить процедуру поступления для менеджера. Компанией ТОО «ГК Эксперт» была предложена специальная обработка по заполнению поступления.  Обработка заполнения табличной части документа приходная накладная в «1С: Управление нашей фирмой 8.3 для Казахстана», позволяет заполнить документ из таблицы по шаблону. Если номенклатура не найдена в справочнике, она создается автоматически (с учетом заданных параметров).

2.6. Создание обработки для выгрузки товаров с остатками, себестоимостью, ценами и штрихкодом в файл Excel для последующей загрузки в ТИС (трехкомпонентная интегрированная система). Компания Заказчика первая у себя в городе внедрила систему ТИС. Поскольку та система ТИС, которую использует Заказчик не имеет интеграции с учетными системами 1С, написаны специальные обработки по выгрузке товаров с остатками, себестоимостью, ценами и штрихкодом в файл Excel для последующей загрузки в ТИС.

2.7. Обработка удаления номенклатуры без оборотов для УНФ. После переноса справочника «Номенклатура» из старой учетной системы, Заказчик пожелал удалить номенклатуру, которая числится без остатка и не имеет оборотов. Ввиду некоторых особенностей работы в стандартной обработке помеченных объектов (необходимо учитывать связанные объекты), было решено написать отдельную обработку. В результате база уменьшилась в размере, Заказчик видит актуальный номенклатурный список.

2.8. Документ «Планирование продаж». Реалистично и правильно подготовленный план продаж имеет существенное значение для благополучия и стабильной работы всей компании. Объем продаж компании влияет на уровень доходов компании. План продаж помогает определить конкретную цель для развития компании как минимум на ближайший год. В программе «1С: Управление нашей фирмой» есть возможность формировать планы продаж по категориям номенклатуры, группа номенклатуры и менеджерам. Но типовые сценарии продаж Заказчика не устраивали. Поэтому  сотрудниками ТОО «ГК Эксперт» выполнена доработка стандартного функционала:

1. В справочник сценариев планирования, добавлены дополнительные условия планирования;
2. Добавлен документ планов продаж, который работает только с добавленными условиями;
3. Разработаны отчеты для план-фактного анализа продаж. Теперь сотрудники сравнивают запланированные показатели деятельности компании с фактическими результатами. Если выявлено отклонение от плана, понять его причину можно используя расшифровки отчета.

2.9. Разработка дашбордов. Сейчас все большую популярность набирают информационные панели или дашборды. Куда легче разобраться с отчетностью в виде графиков и диаграмм, чем анализировать цифры. Визуализация данных помогает легче воспринимать информацию, что  упрощает процесс принятия решений.

Сотрудниками ТОО «ГК Эксперт» разработан интерактивный экран, на котором отображаются отчеты и диаграммы с ключевыми показателями компании. Дашборды разработаны для каждого отдела, где отображаются данные по каждой торговой точки, также присутствуют личные показатели каждого продавца. Данные по торговой точке содержат следующие данные: % конверсии, количество  проданных товаров, количество чеков (минус возвраты), UPT.  Для руководителей разработаны удобные мониторы показателей по всем отделам. Дашборды мотивируют продавцов, так как глядя на доску показателей, они стараются улучшить свои результаты каждый день.

2.10. Скидки, подарочные сертификаты, дисконты, бонусы. Данные системы достаточно распространенный и эффективный способ для увеличения продаж и оборотных средств магазина, а также отличный способ повысить лояльность клиентов. Особенно они актуальны для ювелирных салонов. В конфигурации «1С:Управление нашей фирмой 8.3 для Казахстана» присутствуют все эти решения в типовом функционале.

2.11. Отчеты:

2.11.1. Разработка отчета по примененным скидкам. Данный отчет показывает виды и проценты скидок применяемых продавцами, суммы по всем видам оплат, расшифровки по видам эквайринга и типу карты, себестоимость и валовую прибыль.

2.11.2. Динамика продаж по номенклатуре с остатками и оборотами. Отчет отображает в виде графика продажи за выбранный период и фактические остатки на начало и конец периода.

2.11.3. Отчет по конверсии. Конверсия продаж — это соотношение реальных покупателей к потенциальным. Другими словами, доля тех, кто купил товар или услугу, а не просто им поинтересовались. Для реализации данного отчета, специально доработана интеграция с сайтом подсчета посетителей. Добавлен регистр сведений, в котором хранятся все данные о входах и выходах посетителей.

2.11.4. Отчет по конверсии по продавцам. Отчет подобный отчету по конверсии, выводит данные в разрезе продавцов. 

2.11.5. Отчет по счетчикам посетителей. Отчет позволяет увидеть количество вошло/вышло и среднее значение посетителей  за выбранный период на каждой точке.

2.11.5. Отчеты по план — фактному анализу (для разных видов сценария планирования). Сотрудники сравнивают запланированные показатели деятельности компании с фактическими результатами. Если выявлено отклонение от плана, понять его причину можно используя расшифровки отчета.

3) Подключение торгового оборудования. Также важной задачей проекта, было интегрировать уже имеющееся торговое оборудование заказчика с новой учетной системой. Предварительно специалистами ТОО «ГК Эксперт была выполнена оценка оборудования, на возможность интеграции с новой системой. Подключены сканеры считывания штрихкодов и принтеры этикеток «Proton TP-4207».

4) Обучение персонала. Одной из приоритетных задач этапа внедрения проекта является обучение сотрудников работе в системе «1С:Управление нашей фирмой 8.3 для Казахстана». Важно было правильно организовать процесс обучения, чтобы оно было максимально эффективным и менее трудоемким.

Специалистами ТОО «ГК Эксперт» было проведено обучение сотрудников с определением последовательности работ в автоматизированной системе согласно ролям пользователей. Были написаны инструкции, проведены обучения индивидуально и в группах, удалено и с выездом. На сегодняшний день ТОО «ГК Эксперт» продолжает оказывать консультационное сопровождение по возникающим вопросам.

 

На сегодняшний день компанией ТОО «ГК Эксперт» продолжается автоматизация управленческого учета. Планируется систематизировать управленческий и бухгалтерский учет. Планируется переход на систему виртуальный склад и сопроводительных накладных на товары.

 

«Благодаря внедренному продукту была разработана загрузка прикладных накладных от поставщиков с РФ, доработка отчета по динамике продаж, отчет по примененным скидкам,  реализованы отчеты позволяющие контролировать работу продавцов и оптимизировать ассортимент, был  доработан стандартный функционал на расширениях: 1) в справочник сценариев планирования были добавлены дополнительные условия; 2) добавлен документ планов продаж; 3) добавлены два отчета по количеству и сумме соответственно, добавлен учет накладных в отчет по количеству чека.

После внедрения программного продукта были автоматизированы 8 торговых точек, была внедрена ТИС для оптимизации налоговой нагрузки по НДС и КПН. Разработана загрузка приходных накладных от поставщиков из РФ, реализованы несколько отчётов позволяющие контролировать работу продавцов и оптимизировать ассортимент. Так же был внедрён партионный учёт, что позволяет для одинаковых изделий, но купленных в разное время хранить себестоимость и выявлять по датам закупа неликвид, который отправляется на переплавку обратно на заводы.

Мы получили возможность облегчить повседневную работу, повысить производительность труда, понижение трудоемкости и сокращение времени на обработку данных работниками компании, оперативность формирования и получения отчетных данных, своевременного и качественного выполнения поручений, есть возможность контроля остатков на складе.»

Кудряшова Александра,

заместитель  директора «ИП Галиаскарова Н.В.»