Заказчик
ИП Дуйсебаева Роза Жаксалыковна.
Компания занимается оптово-розничной торговлей колбасных изделий, сыров и сырных продуктов таких брендов как: «Микоян», «Дубки», «Царицино», «Останкино» на территории Костанайской области.
Количество сотрудников: 25
Автоматизировано рабочих мест: 25 рабочих мест, включая: 3 магазина (опт отдельно, розница отдельно), работа операторов и супервайзеров.
Срок реализации проекта: 1 год
Цели и задачи проекта:
— Повышение эффективности работы предприятия;
— Автоматизировать торговых представителей;
— Перейти на систему виртуальный склад и сопроводительных накладных на товары;
— Систематизировать управленческий и бухгалтерский учет;
Описание проекта:
ИП Дуйсебаева Роза Жаксылыковна обратился к нам по совету других наших клиентов. Заказчику необходимо было выполнить перевод с системы автоматизации «Спектр» на «1С Предприятие 8.3», поскольку старая программа перестала соответствовать налоговому законодательству. В результате переговоров с заказчиком, было составлено два технических задания с примерным описанием работ. ТОО «ГК Эксперт предложило заказчику два программных продукта на выбор «1С: Бухгалтерия 8.3 для Казахстана» и «1С: Управление нашей фирмой 8.3 для Казахстана» описав преимущества и недостатки каждой из программ в техническом задании. Заказчик остановил свой выбор на приобретении конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3 для Казахстана». Основным пожеланием клиента, было сохранить все привычные для него формы отчетности, документы, обработки из старой базы и перенести их в новую. Проанализировав требования заказчика к автоматизированной системе, нашими сотрудниками были предложены аналоги отчетов, документов и обработок в новой системе и в случае их отсутствия, доработки.
1. В ходе проекта были выполнены следующие основные работы:
1) Для того, чтобы начать работу в программе, разработчиками ТОО «ГК Эксперт» подготовлены правила обмена для переноса данных с базы 8.2 «Спектр» по переносу справочников, остатков, цен, штрихкодов, партий, источников происхождения. Выполнен перенос. Сверены оборотно-сальдовые ведомости.
2) Ведение учета по нескольким единицам измерения. У Заказчика, товар на один из складов поступает в двух единицах измерения, в количестве штуки/ кг и в количестве упаковок/ящиков. Важно было учесть эту специфику. Механизм единиц измерений реализовали через пересчеты. Для каждой номенклатуры ее единицы измерения связаны между собой через постоянные коэффициенты. Во всех документах и отчетах они динамически пересчитываются.
3) Разработка рабочего места кассира. Одной из задач было разработать форму регистрации продаж, которая позволит быстро и удобно оформлять розничные продажи. Важно было реализовать интерфейс продуманным и интуитивно понятным для продавца. Предусмотрены «быстрые» клавиши. Предусмотрены все виды формы приема оплат: наличный расчет, безналичный расчет, смешанная. Подсказка продавцу с суммой сдачи. Форма позволяет кассиру видеть остаток товара, и выводит предупредительные сообщения «нет в наличии»/«не хватает остатка», при пробитии чека. Добавлена поддержка сканера штрихкодов в форму списка справочника «Номенклатура». Печатать чеки можно на фискальный регистратор, принтер чеков, а при необходимости можно пропускать процедуру печати.
4) Настройка ролей. В ходе внедрения возникала необходимость в создании новых ролей: оператор, кладовщик, супервайзер. В результате сотрудники видят необходимый функционал для работы и одновременно ограничена информация, которую должны видеть только руководители предприятия.
5) Цветовое оформление документов реализации. В компании Заказчика довольно большой оборот реализаций за день. Заявки поступают каждую минуту через систему «Моби-С». Зачастую операторы забывали провести отгрузку, несколько раз печатали собранные заказы, кладовщики не понимали какие заказы новые, а какие собранные.
Специалистами ТОО «ГК Эксперт» было предложено цветовое оформление документов реализации. Данное решение позволяет отследить на какой стадии находится заказ. Статусы заказов разделили по следующим цветам:
- Красный – новая неотработанная заявка;
- Зеленый – документ отработан. Кладовщиком устанавливается признак;
- Белый – документ собран и распечатан оператором.
После внедрения данного решения стало гораздо легче отслеживать заказы видя последовательность и статусы заказов в одном окне.
6) Документ «Отчет экспедиторов и торговых представителей» для формирования платежных документов. В конце дня на основании документа «Отчет экспедиторов и торговых представителей», кассир приходует деньги в кассу организации, от экспедиторов или торговых представителей. Данный документ позволяет быстро и безошибочно принять денежные средства, т.к. суммы автоматически формируются из документов реализации. Документ формирует приходные кассовые ордера по реализациям, закрывая дебиторскую задолженность. Руководитель всегда видит актуальные данные по дебиторской задолженности.
7) Обработка сводных документов по реализации и возвратам. Ранее до внедрения новой учетной системы, управленская и бухгалтерская базы не были связаны между собой. Бухгалтера вручную разносили реализации, данные передавали из офиса на бумажном носителе. Чтобы разносить большие объемы первичных данных, привлекали дополнительных сотрудников (помощников бухгалтера).
Компанией ТОО «ГК Эксперт» было предложено разработать правила обмена между базами управленческой и бухгалтерской. Также внедрить обработку сводных документов по реализации и возвратам по физическим лицам. Обработка группирует продажи и возвраты по физическим лицам в один документ, который не имеет проводок в управленческий базе. Документ делится на товары из перечня изъятия и не из перечня изъятия. Данный документ передается в бухгалтерскую базу.
Данное решение позволило объединить управленческий и бухгалтерский учет, бухгалтер всегда видит актуальные данные, сократилось количество наемных работников (помощников бухгалтера).
8) Разработка документа «Пересорт». У Заказчика по результатам инвентаризации, как правило, количество списанного товара, больше чем оприходованного. Оприходование — это доход, с которого нужно заплатить КПН. Списание — это расход не идущий на вычеты по КПН. В связи с этим возникла необходимость разработать документ «Пересорт».
Разработчиками было выполнено формирование условий пересорта и автоматическое заполнение документа «Пересорт» на основании инвентаризации. Создание комплектации в разрезе 1 к 1 на основании товаров документа «Пересорт». Доработаны правила обмена с бухгалтерской базой.
2. Разработаны следующие виды отчетов:
1) Реестр доставки – маршрутный лист для водителей. Данный отчет необходим водителям, чтобы оценить загруженность машины по тоннажу, накануне вывоза заявок. Отчет формируется в разрезе маршрутов и документа регистратора. Вес указан в карточке товара.
2) Анализ реализации – аккумулирует основные данные, связанные с продажами компании за выбранный период. Именно этот отчет ежедневно дает возможность руководителю делать выводы о текущих результатах работы компании, планировать закупки и.т.д..
3) Материальная ведомость для кладовщиков – предназначен для сводного отражения остатков и движений товарно-материальных ценностей. В отличие от стандартного отчета «материальная ведомость», данный отчет формирует данные в разрезе партий, выводит остатки по нескольким единицам измерения.
4) Материальная ведомость для супервайзера – аналогичен отчету «материальная ведомость кладовщика», но с ограничением по номенклатуре.
5) Дебиторская задолженность – отчет позволяющий увидеть задолженность покупателей. В отличие от типового отчета «Задолженность покупателей по срокам долга», разработанный отчет ТОО «ГК Эксперт» не делит дебиторскую задолженность по периодам возникновения. Также компоновка данных типового отчета, заказчика не устраивала. Важно было реализовать отчет 1 к 1, т.к. руководитель за много лет работы в другой системе привык к данному отчету.
6) Акт сверки – отчет отражающий состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период. Типовой документ «акт сверки» заказчика не устроил, т.к. в старой учетной системе, использовали акт сверки в виде отчета.
7) Прайс-лист – отчет, который формирует перечень наименований товаров с ценами. Поскольку в типовом функционале, отсутствует прайс-лист, возникла необходимость в его разработке. В основе прайс-листа заложена удобная система компоновки данных, которая позволяет сформировать различные вариации макета отчета.
8) Закрытие заказа. На предприятии иногда возникает ситуация, когда кладовщик может некорректно собрать заказ. Отчет предназначен для получения информации о том, каким образом была собрана реализация. При формировании отчета анализируется документ «Счет на оплату» и соответствующий ему документ «Реализация». В отчете отображается, какие товары из заказа были отгружены, а какие – нет, а также изменения в количествах и суммах. Отчет строится путем сопоставления товаров, количеств и сумм, указанных в заказе в «Моби-С» (документ счет на оплату в 1С), с товарами, количествами и суммами в документах «Реализация» (создается автоматически в 1С на основании счета на оплату), подчиненных заказу.
9) Эффективность по перевозке товаров – отчет показывает, сколько тонн вывез водитель по накладным и по документам перемещения за период. Вес указан в карточке товара, водитель выбирается в шапке документа. По данным отчета, руководитель может определить выполнен ли план водителя по тоннажу за период.
3. Настройка оборудования.
Также важной задачей проекта, было интегрировать уже имеющееся торговое оборудование заказчика с новой учетной системой. Предварительно специалистами ТОО «ГК Эксперт была выполнена оценка оборудования, на возможность интеграции с новой системой. В результате были написаны обработки интеграции с весами «Mettler Toledo», терминалами сбора данных «OPH-3001» и «CLK-3000». Подключены сканеры считывания штрихкодов и принтеры чеков. Написаны инструкции по работе с весами и терминалами сбора данных.
4. Обучение сотрудников.
Одной из приоритетных задач этапа внедрения проекта является обучение сотрудников работе в системе «1С: Бухгалтерия 8.3 для Казахстана». Важно было правильно организовать процесс обучения, чтобы оно было максимально эффективным и менее трудоемким.
Специалистами ТОО «ГК Эксперт» было проведено обучение сотрудников с определением последовательности работ в автоматизированной системе согласно ролям пользователей. Были написаны инструкции, проведены обучения индивидуально и в группах, удалено и с выездом. На сегодняшний день ТОО «ГК Эксперт» продолжает оказывать консультационное сопровождение по возникающим вопросам.
5. Автоматизация торговых представителей.
Проект был произведён в несколько этапов, после перехода на типовое решение и доработки всех необходимых инструментов, которые были в базе данных «Спектр» и обучении всех сотрудников, была внедрена система «Моби-С», автоматизирующая работу торговых агентов. Система «Моби-С» существенно сократила нагрузку на операторов, повысила корректность и скорость выполнения заказов. С внедрением «Моби-С» сократилось количество операторов по вводу заявок, сотрудников переквалифицировали на другие виды работ. На данный момент, отправка заказа в офис, занимает несколько секунд. Автоматизация мобильной торговли позволила повысить лояльность и эффективность обслуживания клиентов, увеличила производительность труда торговых представителей и сократить расходы на их поддержку. Теперь торговые представители работают эффективнее и обслуживают больше торговых точек.
6. Переход на учет товаров виртуального склада и настройка работы подсистемы сопроводительных накладных на товары.
Обязанность по выписке СНТ возложена на всех налогоплательщиков, реализующих, ввозящих и вывозящих товары, указанные в Перечне, независимо от их от организационной формы (ИП, ТОО). Контроль за порядком оформления накладных лежит на УГД МФ РК (ст.176 НК РК). Поэтому компании Заказчика необходимо было также оперативно настроить работу с СНТ и модуль «Виртуальный склад». Бухгалтерский учет ввелся отдельно от управленческого. После настройки правил обмена между управленческой и бухгалтерской базами, специалистами нашей компании был выполнен переход.
Ранее в бухгалтерской базе не велся учет по источникам происхождения по 1 модулю. Поэтому первым этапом был переход на учет по источникам происхождения. Поскольку на дату перехода не было остатков по регистру товары организации БУ, был выполнен ввод остатков. Вторым этапом было выравнивание регистров товары организации БУ и данных по остаткам бухгалтерского учета. Данное выравнивание выполнялось при помощи специальных авторских обработок ТОО «ГК Эксперт». Заключительным этапом стал переход на учет товаров виртуального склада и настройка работы подсистемы сопроводительных накладных на товары.
«В период 2020-2021г.г, после консультации со специалистами ТОО «ГК Эксперт» нами было принято решение перейти из не типовой конфигурации «Спектр» на «1С:Бухгалтерия 8.3 для Казахстана».
Благодаря внедренному продукту был автоматизирован обмен между управленческой и бухгалтерской базами, осуществлена настройка форм отчетности, автоматизация торговых представителей, разработка и автоматизация торгового места кассира.
После внедрения программного продукта мы получили возможность понижения трудоемкости и сокращение времени на обработку данных работниками компании, оперативность формирования и получения отчетных данных, своевременного и качественного выполнения поручений»
Шкот Александр, заместитель директора «ИП Дуйсебаева Р.Ж.»